La Clave de la Organización: Unidades Compartidas
¿Cansado del quilombo de archivos cuando trabajás en equipo? Las Unidades Compartidas son la solución. Imaginate una carpeta especial en Google Drive que funciona como un disco duro para todo el equipo. Ahí pueden guardar, buscar y encontrar todo lo que necesitan en un solo lugar.
La posta es esta: los archivos en una unidad compartida son del equipo, no de una sola persona. Si alguien se va de la empresa, los archivos no se van con él. Todo queda ahí, para que el resto pueda seguir laburando sin problemas desde cualquier lugar.
Funciones Clave de las Unidades Compartidas
Nadie se va con los archivos: Todo queda en el equipo
Como los archivos pertenecen a la organización, cuando un usuario se va y un administrador borra su cuenta, todos los documentos, planillas y presentaciones que creó o subió a la unidad compartida se quedan donde están. ¡Un problema menos!
Formas de compartir para todos los gustos
Tenés dos maneras de dar acceso:
1. Para los miembros del equipo (fácil y parejo para todos): Agregás personas o grupos enteros a la unidad compartida y listo. Todos los miembros ven exactamente el mismo contenido, así nadie se queda afuera.
- ¿Necesitás guardar algo más privado? Podés crear carpetas con acceso limitado. Así, solo las personas que agregues específicamente a esa carpeta pueden ver lo que hay adentro. Los demás miembros del equipo ven el nombre de la carpeta, pero no pueden abrirla. Ideal para información sensible.
- Si usás Grupos de Google, es un golazo: Agregás un grupo a la unidad compartida y, cada vez que sumes a alguien nuevo a ese grupo, automáticamente tendrá acceso. A cada miembro le das un nivel de acceso (Lector, Colaborador, Administrador, etc.) que define qué puede y qué no puede hacer.
2. Para gente de afuera del equipo (compartir lo justo y necesario): Si está permitido, los miembros pueden compartir archivos o carpetas específicas con personas que no son parte de la unidad. Así, les das acceso solo a lo que necesitan ver, sin mostrarles todo el resto.
Podés invitar a gente de afuera
Si tu organización lo permite, podés sumar a gente externa a una unidad compartida (clientes, proveedores, etc.), siempre que tengan una cuenta de Google. Todo lo que esa persona cree o modifique ahí adentro pasa a ser propiedad de tu organización.
Sincronizá todo con tu compu
Con Google Drive para ordenadores, podés acceder a tus unidades compartidas directamente desde tu computadora, como si fuera una carpeta más.
Unidades Compartidas vs. Mi Unidad: ¿Cuál es la diferencia?
| Mi Unidad | Unidades Compartidas | |
| ¿Quién es el dueño de los archivos? | La persona que los creó. | El equipo. |
| ¿Quién puede subir archivos? | El dueño de la unidad. | Cualquier miembro con acceso de Colaborador para arriba. |
| ¿Se pueden mover archivos? | Sí, libremente dentro de tu unidad. | Sí, pero con reglas:<br>- Si sos Colaborador, podés mover archivos desde «Mi Unidad».<br>- Si sos Gestor de contenido, podés mover archivos y carpetas dentro de la unidad.<br>- Si sos Administrador, podés mover de todo, incluso entre distintas unidades compartidas. |
| ¿Cómo funciona el compartido? | Cada persona puede tener un acceso distinto a cada archivo dentro de una misma carpeta. | Por defecto, todos los miembros ven todo. Un Administrador puede usar «carpetas con acceso limitado» para ocultar contenido. |
| ¿Qué pasa con la papelera? | Los archivos se borran para siempre a los 30 días. | Cada unidad tiene su propia papelera. Se borran a los 30 días, pero un Administrador puede eliminarlos antes. |
| ¿Se pueden restaurar archivos? | Sí, si sos el dueño. | Sí, si tenés acceso de Colaborador para arriba. |